Så planeras ett statsbesök

 Mats Nilsson, förste hovmarskalk vid H.M. Konungens Hovmarskalksämbete och Caroline Vicini, protokollchef på Utrikesdepartementet. I bakgrunden syns Kungliga slottet, Riksdagshuset och Arvsfurstens Palats, där Utrikesdepartementet sitter. Foto: Kungahuset.se

Mats Nilsson, förste hovmarskalk vid H.M. Konungens Hovmarskalksämbete och Caroline Vicini, protokollchef på Utrikesdepartementet. I bakgrunden syns Kungliga slottet, Riksdagshuset och Arvsfurstens Palats, där Utrikesdepartementet sitter. Foto: Kungahuset.se

Intervju med protokollchef Caroline Vicini och förste hovmarskalk Mats Nilsson inför statsbesöket till Lettland som genomfördes 26–27 mars 2014.

Inom Hovet är det förste hovmarskalk Mats Nilsson som leder arbetet med statsbesök och inom Utrikesdepartementet är det protokollchef Caroline Vicini. 

Vad är syftet med statsbesök i allmänhet och statsbesöket till Lettland i synnerhet?

Mats: Statsbesök är den högsta nivån av besök två länder kan utbyta mellan varandra. Statsbesök syftar till att skapa och befästa goda relationer mellan olika länder. Sveriges statschef, tillsammans med Drottningen, skapar goda möjligheter för fortsatt dialog och samverkan inom flera olika områden. 

Caroline: Precis, och genom statsbesöken sätts fokus på utbytet med det främmande landet på flera områden: politiskt, kulturellt, ekonomiskt, akademiskt och mellanfolkligt. Statsbesöken ger oss också möjlighet att göra det moderna Sverige mera känt och att öppna dörrarna för nya former av samarbete.  

Lettland är ett av våra närmaste grannländer som vi samarbetar med i den nordisk–baltiska kretsen, vi vill återknyta till och levandegöra de historiska banden och ytterligare förstärka dagens livliga samarbete.

Hur ser rollfördelningen ut mellan Hovet och UD vad gäller planering och genomförande?

Caroline: Jag håller samman arbetet med att förbereda, planera och genomföra statsbesöket. Jag fungerar som bollplank för vår ambassadör i Riga och alla övriga inblandade. Självklart gör jag regelbundna avstämningar med Mats under planeringen.

Under själva statsbesöket är det min uppgift att se till att programmet flyter smidigt och att tillsammans med värdlandets protokollchef hantera oförutsedda händelser. Det är flera enheter inom UD som är inblandade i förberedelserna, liksom flera andra departement. Dessutom håller Business Sweden i programmet för den medföljande delegationen från näringslivet.

Mats: Mitt ansvarar är att, tillsammans med andra medarbetare på Hovet, diskutera och förankra programmet inför statsbesöket med Kungaparet. Jag leder också arbetet med att planera för transporter, svarsmiddag med mera. Tillsammans med Caroline är det ett brett och nära samarbete under planeringen. Under genomförandet så är det också ett nära samarbete där vi från hovet fokuserar på Kungaparets program medan UD fokuserar på medföljande statsråds program.

Lettland ligger nära både Ryssland och Ukraina, har den pågående händelseutvecklingen någon påverkan på statsbesöket?

Mats: Den pågående händelseutvecklingen har i dagsläget inte påverkat den pågående planeringen men självklart så följer vi det noga.

Hur ser kontakterna ut mellan länderna inför ett statsbesök, vilka kontakter tas med de lettiska värdarna när programmet planeras?

Caroline: Ytterst är det våra lettiska värdar som har ansvar för programmet. Vid utgående statsbesök har den svenska ambassaden en central roll i kontakterna med värdlandet. Ambassaden har löpande kontakter med det lettiska protokollet och presidentens kontor. Vidare har ambassaden kontakter med alla de företag och institutioner vi ska besöka i Lettland. Vid ett så kallat förbesök reste en grupp från hovet och protokollet över till Riga och fick då möjlighet att träffa våra  lettiska motsvarigheter och gå igenom programmet på plats.